A01.0.02 - Procedură privind deplasările interne ale angajaţilor

UNIVERSITATEA DIN BUCUREŞTI

DIRECŢIA FINANCIAR-CONTABILĂ

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PO: A01.0.02

PROCEDURĂ PRIVIND DEPLASĂRILE INTERNE ALE ANGAJAŢILOR

DATA:

ELABORAT DE:

  1. Angajatul completează ordinul de deplasare.

  2. Şeful direcţiei/compartimentului, decanul sau directorul DCTT semnează ordinul de deplasare a angajatului şi îl înmânează acestuia.

 

A. Angajatul solicită un avans

  1. Angajatul solicită un avans de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare în vederea efectuării deplasării interne, pe baza unui referat de necesitate întocmit de angajat şi a ordinului de deplasare.

  2. Angajatul ridică avansul solicitat de la casierie şi semnează dispoziţia de plată.

  3. Conducătorul unităţii unde a fost efectuată deplasarea semnează ordinul de deplasare, menţionând ora şi data sosirii şi plecării angajatului Universităţii din Bucureşti.

 

B. Angajatul nu solicită nici un avans

  1. Conducătorul unităţii unde a fost efectuată deplasarea semnează ordinul de deplasare, menţionând ora şi data sosirii şi plecării angajatului Universităţii din Bucureşti.

 

C. Justificarea cheltuielilor de deplasare- comună pentru a) şi b)

  1. Angajatul completează pe ordinul său de deplasare datele referitoare la tipul documentelor justificative, emitentul, seria şi numărul documentelor, suma aferentă.

  2. Şeful direcţiei/compartimentului, decanul sau directorul DCTT semnează documentele justificative prezentate de angajat la întoarcerea sa.

  3. Angajatul prezintă administratorului financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare la întoarcerea sa din deplasarea internă, confirmarea faptului că a efectuat deplasarea şi documentele justificative necesare în vederea decontării:

  • ordinul de deplasare cu confirmarea efectuării deplasării (data şi ora plecării/sosirii, semnătura şi ştampila de la unitatea unde a efectuat deplasarea);

  • bon de benzină pe care să fie trecut proprietarul autovehiculului şi numărul de înmatriculare a maşinii;

  • dovada existenţei Contractului de comodat;

  • facturi fiscale pentru cazare;

  • alte cheltuieli (taxe de autostradă, vignete, taxi- valoare de maxim 100 RON, taxe poştale etc.);

  • materiale consumabile, materii prime şi obiecte de inventar (facturi fiscale cu

  • toate rubricile completate (excepţie- recipisă poştă, bilet de transport CFR, bonuri de carburant, bonuri fiscale);

  • servicii a căror valoare fără TVA este mai mică de 500 RON (facturi fiscale cu toate rubricile completate);

  • mobilier a cărui valoare este mai mică de 500 RON (facturi fiscale cu toate rubricile completate)

Angajatul are obligaţia de a prezenta documentele justificative în termen de 5 zile lucrătoare de la încheierea misiunii/efectuării achiziţiei/prestării serviciilor. În caz contrar, angajatul plăteşte penalizări fiscale.

 

D. Încasare/plată

  1. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare întocmeşte o dispoziţie de:

  • încasare, în situaţia în care angajatul are de restituit o sumă de bani din avansul primit;

  • plată, în situaţia în care angajatul are de primit o sumă de bani.

  1. Angajatul plăteşte la/încasează de la casierie suma de bani aferentă dispoziţiei de încasare/plată.

 

 

A. Matricea responsabilităţilor

Etapa

Conducătorul unităţii

Directorul Direcţiei Financiar-Contabile/

Cercetare

Administrator financiar Direcţia Financiar-Contabilă/

Cercetare

Angajat

1. Angajatul completează ordinul de deplasare.

 

 

 

E

2. Şeful direcţiei/compartimentului, decanul sau directorul DCTT semnează ordinul de deplasare a angajatului şi îl înmânează acestuia.

 

A

 

 

3. Angajatul solicită un avans de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare în vederea efectuării deplasării interne, pe baza unui referat de necesitate întocmit de angajat şi a ordinului de deplasare.

 

 

 

E, C

4. Angajatul ridică avansul solicitat de la casierie şi semnează dispoziţia de plată.

 

 

 

E, C

5. Conducătorul unităţii unde a fost efectuată deplasarea semnează ordinul de deplasare al angajatului.

C

 

 

 

6. Angajatul completează pe ordinul său de deplasare datele referitoare la tipul documentelor justificative, emitentul, seria şi numărul documentelor, suma aferentă.

 

 

 

E

7. Şeful direcţiei/compartimentului, decanul sau directorul DCTT semnează documentele justificative prezentate de angajat la întoarcerea sa.

 

A

 

 

8. Angajatul prezintă administratorului financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare la întoarcerea sa din deplasarea internă, confirmarea faptului că a efectuat deplasarea şi documentele justificative necesare în vederea decontării.

 

 

C

E

9. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare întocmeşte o dispoziţie de încasare/plată.

 

 

E

 

10. Angajatul plăteşte la/încasează de la casierie suma de bani aferentă dispoziţiei de încasare/plată.

 

 

 

E, C

 

 

B. Matricea responsabilităţilor

Etapa

Conducătorul unităţii

Directorul Direcţiei Financiar-Contabile/

Cercetare

Administrator financiar Direcţia Financiar-Contabilă/

Cercetare

Angajat

1. Angajatul completează ordinul de deplasare.

 

 

 

E

2. Şeful direcţiei/compartimentului, decanul sau directorul DCTT semnează ordinul de deplasare a angajatului şi îl înmânează acestuia.

 

A

 

 

3. Conducătorul unităţii unde a fost efectuată deplasarea semnează ordinul de deplasare al angajatului.

C

 

 

 

4. Angajatul completează pe ordinul său de deplasare datele referitoare la tipul documentelor justificative, emitentul, seria şi numărul documentelor, suma aferentă.

 

 

 

E

5. Şeful direcţiei/compartimentului, decanul sau directorul DCTT semnează documentele justificative prezentate de angajat la întoarcerea sa.

 

A

 

 

6. Angajatul prezintă administratorului financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare la întoarcerea sa din deplasarea internă, confirmarea faptului că a efectuat deplasarea şi documentele justificative necesare în vederea decontării.

 

 

C

E

7. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare întocmeşte o dispoziţie de încasare/plată.

 

 

E

 

8. Angajatul plăteşte la/încasează de la casierie suma de bani aferentă dispoziţiei de încasare/plată.

 

 

 

E, C

 

 

 

 

 

 

 

Pagină actualizată la 01 Noiembrie 2010.