A01.0.03 - Procedură privind deplasările externe ale angajaţilor

UNIVERSITATEA DIN BUCUREŞTI

DIRECŢIA FINANCIAR-CONTABILĂ

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PO: A01.0.03

PROCEDURĂ PRIVIND DEPLASĂRILE EXTERNE ALE ANGAJAŢILOR

DATA:

ELABORAT DE:

  1. Angajatul primeşte o invitaţie din străinătate pentru a participa la un eveniment internaţional (congres, conferinţă, simpozion etc.).

  2. Angajatul completează o cerere de deplasare externă (în străinătate) în interes de serviciu şi o notă de mandat.

  3. Şeful direcţiei/compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează cererea angajatului.

  4. Controlul financiar preventiv vizează cererea de deplasare externă a angajatului.

  5. Rectorul aprobă cererea privind deplasarea externă a angajatului şi nota sa de mandat.

  6. Administratorul financiar de la Biroul Relaţii Externe întocmeşte şi emite dispoziţia de deplasare externă a angajatului.

  7. Şeful direcţiei/compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează dispoziţia de deplasare a angajatului.

  8. Rectorul aprobă dispoziţia de deplasare externă a angajatului.

 

A. Angajatul solicită un avans de plată spre decontare

  1. Angajatul solicită un avans de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare în vederea efectuării deplasării externe, pe baza următoarelor acte justificative:

  • dispoziţie de deplasare externă;

  • invitaţie din străinătate;

  • notă de mandat;

  • diurnă şi alte categorii de cheltuieli (taxa de participare etc.)

  1. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare instituie ordonanţarea de plată pentru angajat.

  2. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare întocmeşte dispoziţia de plată valutară externă solicitată de angajat.

  3. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă obţine din fondul valutar al rectoratului/contractului de cercetare sau cumpără valuta solicitată de angajat.

  4. Angajatul ridică avansul solicitat de la casierie şi semnează dispoziţia de plată.

 

B. Angajatul nu solicită nici un avans

 

C. Justificarea cheltuielilor de deplasare - comună pentru A. şi B.

  1. Şeful direcţiei/compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează documentele justificative prezentate de angajat la întoarcerea sa.

  2. Controlul financiar preventiv vizează ordinul de deplasare la întoarcerea angajatului.

  3. Prorectorul coordonator semnează ordinul de deplasare la întoarcerea angajatului.

  4. Angajatul prezintă administratorului financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare la întoarcerea sa din deplasarea externă, confirmarea faptului că a efectuat deplasarea şi documentele justificative necesare în vederea decontării:

  • ordinul de deplasare;

  • invitaţia;

  • nota de mandat;

  • copie după paşaport (pagina principală, vizele de intrare şi ieşire din ţară);

  • biletul de avion şi factura fiscală cu contravaloarea acesteia;

  • asigurarea medicală şi factura fiscală cu contravaloarea acesteia;

  • factura fiscală pentru cazare;

  • alte cheltuieli (taxe de autostradă, vignete, taxi, taxe poştale etc.)

Angajatul are obligaţia de a prezenta în 5 zile lucrătoare de la întoarcerea sa din deplasare, documentele justificative. În caz contrar, angajatul plăteşte penalizări fiscale.

 

D. Încasare/plată

  1. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare întocmeşte o dispoziţie de:

  • încasare, în situaţia în care angajatul are de restituit o sumă de bani din avansul

  • valutar primit;

  • plată, în situaţia în care angajatul are de primit o sumă de bani.

  1. Angajatul plăteşte la/încasează de la casierie suma de bani aferentă dispoziţiei de încasare/plată.

 

 

A) Matricea responsabilităţilor

Etapa

Rector

Prorector coordonator

Şeful direcţiei / compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect

Administrator financiar

Biroul Relaţii Externe

Administrator financiar Biroul Control Financiar Preventiv

Administrator financiar

Direcţia Financiar-Contabilă /Cercetare

Angajat

1. Angajatul primeşte o invitaţie din străinătate pentru a participa la un eveniment internaţional.

 

 

 

 

 

 

 

C

2. Angajatul completează o cerere de deplasare externă (în străinătate) în interes de serviciu şi o notă de mandat.

 

 

 

 

 

 

E

3. Şeful direcţiei/ compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează cererea angajatului.

 

 

A

 

 

 

 

4. Controlul financiar preventiv vizează cererea de deplasare externă a angajatului.

 

 

 

 

 

A, V

 

 

5. Rectorul aprobă cererea privind deplasarea externă a angajatului şi nota sa de mandat.

 

A

 

 

 

 

 

 

6. Administratorul financiar de la Biroul Relaţii Externe întocmeşte şi emite dispoziţia de deplasare externă a angajatului.

 

 

 

 

 

E

 

 

7. Şeful direcţiei/ compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează dispoziţia de deplasare a angajatului.

 

 

 

D

 

 

 

 

8. Rectorul aprobă dispoziţia de deplasare externă a angajatului.

 

A

 

 

 

 

 

 

9. Angajatul solicită un avans de la Direcţia Financiar-Contabilă / Cercetare în vederea efectuării deplasării externe pe baza actelor justificative.

 

 

 

 

 

 

C

10. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă / Cercetare instituie ordonanţarea de plată pentru angajat.

 

 

 

 

 

 

E

 

11. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare întocmeşte dispoziţia de plată valutară externă solicitată de angajat.

 

 

 

 

 

 

E

 

12. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă obţine din fondul valutar al rectoratului / contractului de cercetare sau cumpără valuta solicitată de angajat.

 

 

 

 

 

 

E

 

13. Angajatul ridică avansul solicitat de la casierie şi semnează dispoziţia de plată.

 

 

 

 

 

 

C

14. Şeful direcţiei / compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează documentele justificative prezentate de angajat la întoarcerea sa.

 

 

 

V, A

 

 

 

 

15. Controlul financiar preventiv vizează ordinul de deplasare la întoarcerea angajatului.

 

 

 

 

 

A, V

 

 

16. Prorectorul coordonator semnează ordinul de deplasare la întoarcerea angajatului.

 

A

 

 

 

 

 

 

17. Angajatul prezintă administratorului financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă /Cercetare la întoarcerea sa din deplasarea externă, confirmarea faptului că a efectuat deplasarea şi documentele justificative necesare în vederea decontării.

 

 

 

 

 

 

C

18. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă/Cercetare întocmeşte o dispoziţie de încasare/plată.

 

 

 

 

 

 

E

 

19. Angajatul plăteşte la/încasează de la casierie suma de bani aferentă dispoziţiei de încasare/plată.

 

 

 

 

 

 

C

 

 

B) Matricea responsabilităţilor

Etapa

Rector

Prorector coorodonator

Şeful direcţiei / compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect

Administrator financiar

Biroul Relaţii Externe

Administrator financiar Biroul Control Financiar Preventiv

Administrator financiar

Direcţia Financiar-Contabilă / Cercetare

Angajat

1. Angajatul primeşte o invitaţie din străinătate pentru a participa la un eveniment internaţional.

 

 

 

 

 

 

 

C

2. Angajatul completează o cerere de deplasare externă (în străinătate) în interes de serviciu şi o notă de mandat.

 

 

 

 

 

 

E

3. Şeful direcţiei / compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează cererea angajatului.

 

 

A

 

 

 

 

4. Controlul financiar preventiv vizează cererea de deplasare externă a angajatului.

 

 

 

 

 

A, V

 

 

5. Rectorul aprobă cererea privind deplasarea externă a angajatului şi nota sa de mandat.

 

A

 

 

 

 

 

 

6. Administratorul financiar de la Biroul Relaţii Externe întocmeşte şi emite dispoziţia de deplasare externă a angajatului.

 

 

 

 

 

E

 

 

7. Şeful direcţiei / compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează dispoziţia de deplasare a angajatului.

 

 

 

D

 

 

 

 

8. Rectorul aprobă dispoziţia de deplasare externă a angajatului.

 

A

 

 

 

 

 

 

9. Şeful direcţiei / compartimentului, directorul DCTT, decanul sau directorul de proiect semnează documentele justificative prezentate de angajat la întoarcerea sa.

 

 

 

V, A

 

 

 

 

10. Controlul financiar preventiv vizează ordinul de deplasare la întoarcerea angajatului.

 

 

 

 

 

A, V

 

 

11. Prorectorul coordonator semnează ordinul de deplasare la întoarcerea angajatului.

 

A

 

 

 

 

 

 

12. Angajatul prezintă administratorului financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă / Cercetare la întoarcerea sa din deplasarea externă, confirmarea faptului că a efectuat deplasarea şi documentele justificative necesare în vederea decontării.

 

 

 

 

 

 

C

13. Administratorul financiar de la Direcţia Financiar-Contabilă / Cercetare întocmeşte o dispoziţie de încasare / plată.

 

 

 

 

 

 

E

 

14. Angajatul plăteşte la/încasează de la casierie suma de bani aferentă dispoziţiei de încasare/plată.

 

 

 

 

 

 

C

 

 

 

 

 

 

 

Pagină actualizată la 01 Noiembrie 2010.